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各预算单位，各政府采购当事人：
为切实加强政府采购活动中的权力运行监督，防范和控制政府采购业务风险，提高采购活动的组织管理水平和政府采购公信力，现就加强预算单位政府采购活动内部控制管理有关工作通知如下，请认真贯彻执行。
一、坚持基本原则和工作目标
采购人、采购代理机构和政府采购监管部门要高度重视政府采购内控制度建设，严格按照政府采购全面管理与突出重点并举，分工制约与提升效能并重，权责对等与依法惩处并行的原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。
二、落实主体责任和职责范围
采购人、采购代理机构和政府采购监管部门应当根据法定职责开展工作，做到不缺位、不越位。同时，要通过加强政采业务知识培训，增强政府采购的风险防范。
（一）压实主体责任。采购人要强化政府采购主体责任，确定内部归口管理部门，由归口部门牵头建立完善本单位政府采购内部控制制度，并指导、督导所属单位建立和完善内控制度，对本系统内政府采购执行情况实施全面监管。一是认真梳理政府采购业务不同环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则，按照不相容岗位分离原则，科学合理确定岗位职责。二是着重加强采购需求确定、落实政策功能、采购方式选择、信息公开、答复质疑、履约验收和绩效评价管理等重点环节的审核把关。三是精准查找自身风险点，紧扣社会关注的热点问题，针对业务检查中发现的问题，提出切实可行的整改意见和措施。
（二）建立健全机制。政府采购代理机构要建立分工制衡、轮岗交流与分级审查机制，不断提高规范化、标准化和专业化水平，重点在委托代理、编制采购文件、执行采购程序、信息公开、信用信息查询使用、落实采购政策和质疑处理等方面加强管理。要严格按照委托代理协议开展政府采购活动，不得超越代理权限。对采购人采购需求中不符合政策的倾向性、歧视性内容和不合理要求，应当及时提醒采购人修改并提出合理性建议。同时，进一步提高采购效率，确保政府采购项目规范运行，防止出现质次价高等现象。
（三）依法监督管理。政府采购监管部门应当强化依法行政意识，不断提高自身风险防控能力。一是重点完善采购方式变更审批、采购进口产品审核、投诉处理、监督检查等内部管理。二是畅通问题反馈和投诉信访受理渠道，对重大风险事项重点预防，不断提高对突发事件的应对能力。
三、加强重点环节和流程管控
加强对采购活动的流程控制，突出重点环节，对属于政府采购范围，但是未执行政府采购规定的方式、程序和政策及时予以纠正，确保政府采购项目规范运行。
（一）编制政府采购预算和制定采购实施计划。采购人依法按照财政部《政府采购品目分类目录》编制年度政府采购预算，及时公开采购意向，做到“应编尽编、不编不采”。在项目实施前，妥善制定政府采购实施计划执行时间表和项目进度表，有序安排采购活动。
（二）开展采购需求管理。采购人在采购活动开展前，根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，根据国家强制性标准及预算、资产和财务等相关管理制度规定，厉行节约，科学合理确定采购需求，编制采购实施计划，无确定采购需求的不得采购。确定采购需求还应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置，实行项目风险审查和公平竞争性审查，并全面落实绩效管理要求。
（三）严格编制采购文件。采购人采购归口部门应当根据项目特点和采购需求，牵头编制采购文件。委托采购代理机构开展采购活动的，应当认真审核采购代理机构编写的采购文件，并以书面形式确认。采购文件要全面落实政府采购支持中小企业、绿色环保等政策，对于列入节能、环境标志品目清单的产品，严格按有关规定落实优先采购和强制采购政策。采购文件还要严格执行《重庆市政府采购常见违规违法行为清单》，在政府采购活动中，杜绝出现负面清单中所列的禁止事项。
（四）依法组织项目评审。采购人委托代理机构组织采购，采购人经县财政局同意在重庆市政府采购评审专家库中抽取专家和采购人代表组成评标委员会（评审小组），依法依规开展评审。采购人和代理机构与供应商有利害关系的，应当回避。
（五）细化重要节点的工作时限。采购人、采购代理机构和政府采购监管部门须提高政府采购效率，细化信息公告、合同签订、采购方式变更、进口产品审批、答复询问质疑、信访投诉处理等工作时限，尤其是日常工作中容易忽视的，务必要求相关责任人在规定时间内完成。如：1.中标通知书发出之日起要求15日内签订合同；2.采购人或采购代理机构自合同签订之日起2个工作日内在重庆市政府采购网上公告；3.合同执行完毕采购人或采购代理机构原则上应在7个工作日内组织履约情况验收；4.采购人对满足合同支付条件的原则上应在收到发票后5个工作日内办理支付手续；5.质疑答复情况应当自质疑答复作出之日起2个工作日内在重庆市政府采购交易管理系统—质疑答复板块备案；6.中标（成交）候选供应商的评审得分（报价）情况应当随中标（成交）结果公告同时公告，公告期限为1个工作日；7.履约验收结果应当自验收结束之日起3个工作日内公告，公告期限为2个工作日；8.项目合同未经验收提前终止的，应当自终止之日起3个工作日内公告，公告期限为2个工作日；9.采用招标方式采购的政府采购新改扩工程，采购人应当自合同签订之日起七个工作日内，通过政府采购交易管理系统将签订的中标合同向同级财政部门备案。
（六）加强合同履约验收。根据《重庆市财政局关于进一步加强和规范政府采购履约保证金及合同管理的规定》（渝财采购〔2021〕13号）文件规定，采购人要依法组织履约验收工作，完善细化编制验收方案，按照政府采购合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收，并出具验收书。采购人委托采购代理机构进行履约验收的，应当对验收结果进行书面确认。政府向社会公众提供的公共服务项目，验收时可以邀请服务对象参与并出具意见，验收结果应当向社会公告。采购人、采购代理机构可以邀请参加本项目的其他供应商或者第三方专业机构及专家参与验收，相关验收意见作为验收的参考资料。
（七）涉企费用收取及退还。1.合理收取保证金。政府采购货物和服务项目鼓励减少或免于收取投标保证金及履约保证金，确需收取的，采购人在采购文件中要予以明确，允许供应商以非现金形式包括支票、汇票、本票、纸质保函、电子保函等形式提交，且投标保证金及履约保证金的数额要符合相关规定；工程质量保证金收取按照相关规定执行。2.及时退还保证金。收取履约保证金和工程质量保证金的，采购人应当在采购合同中约定履约保证金和工程质量保证金退还的方式、时间、条件和不予退还的情形，明确逾期退还保证金的违约责任。3.加强督促检查和管理，财政部门结合日常监管和专项清查工作，及时纠正向供应商违规收取、不按时退还、挪用、截留保证金等行为，涉及违法的经查实后按规定进行严肃查处，以维护供应商的正当权益。
（八）全面公开采购信息。采购人或采购代理机构应当依法依规将政府采购项目公告、采购文件、项目预算、采购结果、采购合同、质疑答复、评审得分、履约结果等采购项目信息及采购意向和面向中小企业预留执行情况及时在重庆市政府采购网上公告。财政部门应当及时公开投诉和监督检查处理决定、集中采购机构考核结果以及采购活动中的违法失信行为记录等监管处罚信息。
（九）加强档案管理。采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。
（十）建立政府采购项目沟通回访工作机制。采购人应当通过电话询问、上门走访、开座谈会、调查问卷等形式，及时了解和掌握参与政府采购项目的投标企业，特别是中标供应商对政府采购工作的建议和意见，提出提升我县政府采购营商环境工作措施报县财政局。采购人应当根据不同的项目确定具体回访时间，回访过程中，回访小组应当认真记录回访内容及中标企业或供应商有关意见，回访结束后填写回访情况反馈表以建立跟踪档案，实时跟踪反馈。财政部门应定期抽查采购人回访工作情况，对供应商提出的正确的意见建议及时反馈各项目采购人和代理机构吸纳或整改，对回访中遇到需与有关部门共同解决的问题，积极协调有关部门共同解决，对项目履约存在违规、违纪行为的，应当按有关规定处理。
四、完善制度建设和监督管理
采购人、政府采购代理机构要建立政府采购内部控制管理工作领导小组，抓紧制定和完善本单位政府采购内部控制制度，认真做好风险防控工作，强化运行监督，全面推动政府采购内控管理工作的贯彻落实。
（一）完善制度建设。采购人、政府采购代理机构要加强和健全政府采购内部控制管理。各预算单位要在相关法律法规、规章制度等范围内，参照《预算单位政府采购内部控制事项清单》（附件1，以下简称《清单》）和《预算单位政府采购内控制度（参考文本）》（附件2，以下简称《参考文本》），结合本单位实际，建立健全本单位政府采购内控制度。《清单》涉及的法律法规、规章制度文件如遇调整，应及时调整本单位政府采购内控制度。各预算单位要严格按照法律法规以及本部门、本单位的内控制度要求实施政府采购。
（二）强化监督管理。采购人及政府采购代理机构应将完善后的单位政府采购内控制度报县财政局备案。对建立和完善政府采购内控制度不及时、不符合要求的采购人及政府采购代理机构，县财政局将责令改正。
五、工作要求
加强对政府采购活动的内部控制管理，是贯彻《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的重要举措，也是深化政府采购制度改革的内在要求，对落实党风廉政建设主体责任、推进依法采购具有重要意义。各预算单位应高度重视此项工作，进一步规范政府采购活动中的权力运行，强化内部流程控制，促进政府采购提质增效，于2023年12月底前完成政府采购内控制度建设工作。
附件：1.预算单位政府采购内部控制事项清单
2.预算单位政府采购内控制度（参考文本）
忠县财政局
2023年11月21日
（此件主动公开）
